Você manda uma mensagem pelo WhatsApp e três dias depois a pessoa te responde: “Desculpe não te responder antes. Estou na correria!!!“. Depois disso ela some de novo.
Isso tem se tornado um “lugar comum” nos dias de hoje. Pessoas sem tempo, correndo loucamente para conseguir dar conta de tudo, ou pelo menos, de parte do que precisa fazer. Desejando que o dia tivesse 30 horas para que desse tempo de realizar todas as tarefas.
Você também se sente assim? Então este post é para você!
Este mal da falta de tempo que acomete muitos freelancers e empreendedores é apenas um sintoma que pode levar a diferentes diagnósticos. Se você passa por isso, é hora de parar um pouco e refletir o que pode estar acontecendo, pois essa loucura no dia a dia pode trazer sérios prejuízos para a saúde (estresse demasiado), no âmbito social (falta de tempo para amigos, familiares e companheiros) e profissional (estagnação).
Neste post, tomarei por base o contexto de trabalho/profissional para buscar evidências que podem nos levar a um diagnóstico e possível tratamento. Mas, atenção: é preciso reservar um tempo livre e de qualidade para essa reflexão. Pois, assim como nós ficamos doente e temos que parar tudo por motivo de “força maior”, seu negócio também adoece e precisa de seus cuidados.
Falta de planejamento (acabe com o imprevisto)
A falta de tempo pode ser causada por imprevistos. E, normalmente, se torna uma bola de neve com um imprevisto atrás do outro. Isso denota que o planejamento não foi bem feito ou ainda que não foi feito. Pois planejar é justamente PREVER o que pode acontecer e como você reagiria à essas situações. Quando se faz um planejamento, tenta-se descobrir todos os caminhos que o negócio pode acabar trilhando, sejam eles bons ou ruins. Para tanto, você pode realizar pesquisas, conversar com empreendedores mais experientes e, simplesmente, imaginar hipóteses. E, então, responder as perguntas: “O que eu faria se… ?”
Falta de metodologia de trabalho
Aí você vai começar seu dia de trabalho e não sabe nem por onde começar… Falta metodologia! A metodologia vai te ajudar a criar rotinas para que não tenha que decidir a cada instante o que fazer. Existem muitas metodologias de trabalho das quais você pode se apropriar. Um exemplo muito usado por empresas que trabalham por projetos, especialmente as startups, é o Scrum. Uma ótima ferramenta para organizar suas tarefas usando o Scrum é o Trello, já falei dele no post “Como organizar sua rotina de trabalho“.
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Falta de processos
Quais são as etapas do seu trabalho? Quais os recursos necessários para cada uma delas? E o tempo necessário? Quem vai realizar a tarefa?
Essas são algumas perguntas que podem te ajudar a definir os processos da sua empresa. Desenhar os processos vai te ajudar a encontrar gargalos ou nós e a conseguir mais produtividade. Vai permitir também que você perceba quais partes do seu negócio realmente impactam e levam valor ao cliente final, possibilitando melhores decisões de investimento de tempo, esforço e capital. Ter os processos definidos te dá uma visão clara de qual o caminho para evoluir.
Existem diversas ferramentas gratuitas de desenho de fluxos de processos. Aqui na Próxima Web utilizamos o draw.io disponibilizado dentro do Google Drive.
Falta de prioridades
Já ouviu falar da regra 80/20, o Princípio de Pareto? Dentro do contexto deste post, seria o mesmo que dizer que 80% dos resultados que tentamos atingir é proporcionado por apenas 20% das tarefas que realizamos. O desafio é saber quais são essas tarefas. No entanto, existe alguns caminhos a seguir para descobrir. Um deles é definir bem seus processos e encontrar as tarefas que de fato agregam diretamente valor ao cliente final. As chances de essas serem as tarefas que mais geram resultados é muito grande. Outra forma de visualizar o que é valor para o seu cliente e o que você deve fazer para gerar esse valor, é preencher um Canvas, que é uma espécie de plano de negócios, porém é um modelo mais “resumido” e direto. A ideia é visualizar os pontos chave do seu negócio.
“Beleza Cadu, e os outros 80% das tarefas?” Bom, os outros 80% você deixa para fazer depois que cumprir os 20% mais importantes. Isso é dar prioridade. Tente automatizar ou terceirizar as tarefas que não geram nenhum ou pouco valor para o cliente, para que tenha foco no que realmente importa.
“Você não precisa de mais tempo, precisa de menos objetivos”.
Espero que este post te ajude a ter mais tempo para você, sua família e amigos e que ajude seu negócio a evoluir.
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Até a próxima!
IMAGEM DA CAPA: Designed by Upklyak / Freepik
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